SD Worx Jobs

Wat gebeurt er met mijn persoonsgegevens?

Hallo! Wanneer u solliciteert op een van onze vacatures, verzamelen we uw persoonsgegevens tijdens het aanwervingsproces. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we tijdens het aanwervingsproces over u verwerken en waarom. We leggen ook uit wie toegang heeft tot uw persoonsgegevens en hoelang we ze bewaren. We wijzen u ook op uw individuele rechten voor uw persoonsgegevens en hoe u ze kunt uitoefenen alsook op andere belangrijke informatie.

Met 'we' of 'wij' bedoelen we de onderneming van SD Worx waar u solliciteert. Tijdens het aanwervingsproces fungeert deze SD Worx-entiteit als de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens. 

We hebben ook een functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer, DPO) aangesteld. Voor vragen over privacy- en gegevensbeschermingspraktijken van SD Worx kunt u terecht bij onze DPO via e-mail of per brief:

SD Worx Group NV
T.a.v..: Data Protection Officer
Brouwersvliet 2
2000 Antwerpen
Belgium
Via email: dataprotectionofficer@sdworx.com

1. Welke persoonsgegevens verwerken we?

In het kader van uw sollicitatie bij SD Worx, verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens tijdens ons selectie- en aanwervingsproces. In dit artikel geven we een overzicht van die persoonsgegevens:

• Identificatiegegevens zoals uw voornaam, achternaam, geslacht, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum en foto (als u ervoor kiest om een foto te uploaden of op een andere wijze te verstrekken);;
• Uw cv, motivatiebrief, informatie van uw LinkedIn-profiel (voor zover u solliciteerde met uw LinkedIn-profiel en/of die informatie openbaar was);
• Gegevens over uw huidige en vorige jobs, zoals uw huidige of vorige werkgevers, uw huidige en vorige functies en arbeidsplaatsen, gegevens over uw huidige en verwachte loon en salaris;
• Gegevens en/of aanbevelingen die we mogelijk ontvangen van de referenties die u hebt opgegeven;
• Gegevens die we kunnen raadplegen en verifiëren tijdens de screening voorafgaand aan de tewerkstelling (volgens het toepasselijk recht);
• Gegevens over uw formele opleiding, eventuele certificaten die u hebt en andere gegevens over cursussen die u eventueel hebt gevolgd;
• Gegevens over uw vaardigheden, competenties en taalvaardigheid;
• Verslagen van uw sollicitatiegesprekken met ons en andere gegevens die onze recruiters en interviewers over u kunnen aanmaken;
• Gegevens over en resultaten van tests en beoordelingen die u mogelijk hebt uitgevoerd tijdens uw sollicitatie;
• Indien van toepassing, andere gegevens die u mogelijk verstrekt of die we kunnen verzamelen of aanmaken tijdens het selectie- en aanwervingsproces.

We verzamelen of bewaren geen gevoelige persoonsgegevens en vragen u niet om die gegevens te verstrekken, tenzij dit uit hoofde van het toepasselijk recht vereist of toegelaten is. Het gaat hierbij om gegevens over uw ras of etnische afkomst, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, uw gezondheid of handicap, uw seksueel gedrag of seksuele geaardheid, politieke opvattingen, lidmaatschap van een vakbond of andere gegevens die volgens het toepasselijk recht als gevoelig worden aangemerkt.

2. Waar komen uw persoonsgegevens vandaan?

Tijdens het sollicitatieproces verzamelen we uw persoonsgegevens uit verschillende bronnen:

• Rechtstreeks bij u: wanneer u uw profiel indient en/of wanneer u ons verdere informatie verstrekt tijdens sollicitatiegesprekken met onze recruiters en aanwervende managers;
• Van vorige werkgevers of andere personen die u hebt opgegeven als professionele referentie;
• Onlinebronnen (bijvoorbeeld professionele netwerken zoals LinkedIn), voor zover u die informatie openbaar hebt gemaakt;
• Externe recruiters.

3. Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Selectie en aanwerving: tijdens het selectie- en aanwervingsproces gebruiken we uw persoonsgegevens om na te gaan of u een goede kandidaat bent voor de functie waarnaar u solliciteert. Dit betekent dat we uw profiel zullen screenen en beheren, met u in contact zullen staan en sollicitatiegesprekken met u zullen afnemen, en zullen nagaan of u geschikt bent voor de vacature. Het is ons gerechtvaardigde belang om ervoor te zorgen dat we de juiste keuze maken bij het aanwerven van nieuwe werknemers.
• Uitbouwen van een talentenpool: als u niet wordt gekozen, zullen we uw kandidaatprofiel opnemen in onze talentenpool voor een ander jaar. Zo blijft u op onze radar in het geval er een andere of nieuwe functie vrijkomt die aansluit bij uw profiel. Het is ons gerechtvaardigde belang om ervoor te zorgen dat we personen kunnen aanwerven die geschikt zijn voor onze vacatures, zeker wanneer we de kandidaten al kennen van vorige selecties.
• Marketing voor de aanwerving: met uw toestemming sturen we u per e-mail updates en berichten over aanwervingen, zoals jobmeldingen en uitnodigingen voor onze aanwervingsevenementen.
• Rapportering en analyse: om een uitgebreider beeld te krijgen van wie solliciteert naar onze vacatures en welke aanwervingskanalen het beste werken, stellen we anonieme rapporten op. We voeren eveneens geanonimiseerde analyses uit naar onze kandidatenpool om beter te begrijpen wie bij ons solliciteert, zodat we kunnen leren van die inzichten. We voeren die activiteiten uit in ons gerechtvaardigde belang om ons aanwervingsproces te verbeteren.
• Toegangsbeheer en IT-beveiliging: we gebruiken een beperkte hoeveelheid persoonsgegevens (zoals uw logingegevens op het platform) om de toegang tot en de algemene beveiliging van ons aanwervingsplatform te beheren en op te volgen. Zo beschermen we ons gerechtvaardigde belang om ervoor te zorgen dat onze IT-omgevingen en uw persoonsgegevens veilig blijven.
• Naleving van de wet- en regelgeving: waar nodig zullen we uw persoonsgegevens ook gebruiken om te voldoen aan de toepasselijke wettelijke verplichtingen of om gevolg te geven aan een wettelijke of gerechtelijke procedure.

4. Wie heeft toegang tot mijn persoonsgegevens?

In dit artikel leggen we uit wie toegang kan hebben tot uw persoonsgegevens en waarom. Als strikte regel zorgen wij ervoor dat mensen, onze leveranciers of andere derden uitsluitend toegang krijgen of hebben tot wat echt nodig is. Voor alle duidelijkheid, we maken een onderscheid tussen twee soorten ontvangers: die binnen SD Worx en die buiten onze organisatie.

Als we uw persoonsgegevens doorgeven buiten de Europese Economische Ruimte, zien we erop toe dat die overdracht berust op een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, of wordt beheerst door de modelcontractbepalingen van de EU. Wenst u een kopie van die bepalingen te ontvangen, dan kunt u contact met ons opnemen op dataprotectionofficer@sdworx.com. Indien geen van beide van toepassing is, zien we erop toe dat de internationale overdracht van uw persoonsgegevens wordt gedragen door de passende waarborgen volgens het toepasselijk recht.

Ontvangers binnen SD Worx
In het kader van uw sollicitatie zullen verschillende stakeholders van SD Worx uw persoonsgegevens ontvangen of er toegang toe hebben. Dit kunnen mensen zijn uit onze globale organisatie, die voor een andere SD Worx-entiteit werken en mogelijk in een ander land zitten. De doorgifte vindt alleen plaats wanneer deze mensen terecht toegang moeten krijgen tot de gegevens vanwege hun functie tijdens het aanwervingsproces of voor IT-ondersteuning. Het gaat onder meer om onze recruiters, HR-managers en adviseurs, en onze aanwervende managers, die zowel in België, Nederland, Frankrijk, Duitsland, Luxemburg, het Verenigd Koninkrijk, Ierland, Oostenrijk, Zwitserland en Mauritius gevestigd kunnen zijn.

Ontvangers buiten SD Worx

Uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met of toegankelijk zijn voor derden, zoals dienstverleners, maar alleen voor zover dat nodig is om hun diensten aan ons te kunnen verlenen. Waar nodig hebben we strikte contracten afgesloten om ervoor te zorgen dat zij alle persoonsgegevens die zij ontvangen of waartoe zij toegang hebben, beschermen.

• Partners van HR voor de aanwerving met wie we, in beperkte gevallen, uw naam kunnen delen om na te gaan of u ook bij hen hebt gesolliciteerd naar onze vacature;
• SAP, het bedrijf dat ons aanwervingsplatform en onze rapporterings- en analyseplatform host en ondersteunt;
• Overheidsinstanties in het geval van een wettelijke rapporteringsplicht of andere verplichtingen, of wetshandhavingsinstanties en/of private partijen in het kader van een gerechtvaardigde wettelijke en gerechtelijke procedure.

5. Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Om de duur te bepalen, bekijken we een aantal criteria. Hieronder vallen al onze wettelijke verplichtingen om uw gegevens te bewaren, indien we uw gegevens moeten bewaren voor de bescherming van onze rechtspositie en belangen (bv. in het kader van een rechtszaak of verjaringstermijn), of onze aanwervingsrelatie met u.

Als u wordt gekozen en u zich bij ons SD Worx-team voegt, zullen uw persoonsgegevens die we tijdens de aanwervingsfase hebben verzameld deel gaan uitmaken van uw personeelsdossier. Dat dossier wordt bewaard tijdens uw dienstverband en gedurende een beperkte tijd nadien. Als u niet wordt gekozen, zullen we uw gegevens één jaar lang opnemen in onze talentenpool, tenzij u zich daartegen verzet. 

Wanneer een bewaartermijn is verstreken, zullen wij de persoonsgegevens waarop die termijn van toepassing is veilig verwijderen of anonimiseren.

6. Uw rechten op persoonsgegevens

Wat zijn mijn rechten?

De gegevensbeschermingswetgeving verleent u een aantal rechten. Hier leggen we uit wat die rechten inhouden en hoe u ze kunt uitoefenen. Behoudens het toepasselijk recht hebt u de volgende rechten:

Recht van inzage
Met dit recht kunt een aantal zaken van ons vragen. U kunt ons vragen om te bevestigen of wij persoonsgegevens over u verwerken en zo ja, meer informatie vragen, zoals de informatie die we verstrekken in deze privacyverklaring (bijvoorbeeld welke persoonsgegevens en waarom, hoelang ze worden bewaard en met wie ze worden gedeeld). Met dit recht kunt u ons ook vragen om u een kopie te bezorgen van de persoonsgegevens die wij over u verwerken. Wanneer u een dergelijke kopie vraagt (ook al vraagt u maar een specifieke reeks gegevens), hebben wij het recht om bepaalde gegevens achter te houden indien het verstrekken ervan de rechten van anderen zou schenden.

Recht op rectificatie
U kunt ons altijd vragen om eventuele onjuiste persoonsgegevens over u te corrigeren. Als uw persoonsgegevens onvolledig zijn of er iets ontbreekt, kunt u ons de ontbrekende informatie verstrekken zodat wij ze kunnen aanvullen. In sommige gevallen kunt u ze zelf aanvullen (bv. via uw profielpagina's).

Recht op gegevenswissing
In bepaalde omstandigheden kunt u ons vragen om uw persoonsgegevens volledig of gedeeltelijk te wissen. Zo kunt u ons vragen om uw persoonsgegevens te wissen als een nationale of EU-wetgeving ons daartoe verplicht, als u met succes bezwaar hebt gemaakt of als het niet langer nodig is voor het doel waarvoor wij ze oorspronkelijk hebben verzameld. Wij kunnen een verzoek tot wissing van persoonsgegevens weigeren als wij bijvoorbeeld wettelijk verplicht zijn ze te bewaren.

Recht op beperking van de verwerking
Met dit recht kunt u, in bepaalde gevallen, vragen dat wij tijdelijk de verwerking van uw persoonsgegevens beperken. Zo kunt u ons vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken tot we uw gegevens hebben gecorrigeerd, indien u had beweerd dat ze onjuist waren..

Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Dit recht geldt alleen in specifieke omstandigheden en omvat mogelijk niet alle persoonsgegevens die wij over u verwerken. U kunt vragen om een kopie, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm, van de persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt en die we met uw toestemming verwerken of die we verwerken omdat we een contract moeten uitvoeren. U kunt ons ook vragen om dezelfde persoonsgegevens rechtstreeks aan een derde te verstrekken.

Recht van bezwaar
U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking die we uitvoeren in het kader van een gerechtvaardigd belang, waarbij u ons argumenten geeft die specifiek zijn voor uw situatie. We zullen die verwerking stopzetten, tenzij we bijvoorbeeld kunnen aantonen dat het gerechtvaardigde belang nog steeds zwaarder weegt dan uw specifieke belangen, rechten en vrijheden.

Recht om toestemming in te trekken
Als en wanneer wij uw persoonsgegevens met uw toestemming verwerken, kunt u ze te allen tijde intrekken. Elke verwerking die heeft plaatsgevonden vóór de intrekking van uw toestemming blijft rechtsgeldig. In de instellingen van uw profiel kunt u zich in- of uitschrijven op marketingcommunicatie over aanwervingen, zoals we hierboven hebben beschreven.

Hoe kan ik deze rechten uitoefenen?

Als u een van bovenstaande rechten wilt uitoefenen, neemt u contact op met onze functionaris voor gegevensbescherming via e-mail naar dataprotectionofficer@sdworx.com.

Het helpt ons allebei als u uw verzoek zo specifiek mogelijk formuleert. In sommige gevallen nemen wij contact met u op om uw identiteit te verifiëren. Zo vermijden we dat persoonsgegevens op de verkeerde plaats terechtkomen. We reageren op uw verzoek binnen een maand na ontvangst of na verificatie van uw identiteit. Als uw verzoek complex is, kan dit twee maanden langer duren.

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij uw lokale toezichthoudende autoriteit. Op deze website krijgt u een overzicht van de EU-instanties met hun relevante contactgegevens.

7. Controle versie

We willen transparant zijn over onze verwerking van uw aanwervingsgegevens. Als er aanzienlijke wijzigingen worden aangebracht aan onze aanwervingspraktijken, zullen we u daar in deze privacyverklaring van op de hoogte brengen en u laten weten dat ze is bijgewerkt.

Deze versie van onze privacyverklaring is gepubliceerd op 1 januari 2020.