SD Worx Recruitment – avis de confidentialité

Qu'en est-il de mes données à caractère personnel ?

Bonjour ! Lorsque vous postulez pour un emploi vacant chez nous, nous recueillons vos données à caractère personnel dans le cadre de notre procédure d'embauche. Dans le présent avis de confidentialité, nous expliquerons quelles données à caractère personnel nous traitons à votre sujet via la procédure d'embauche, et pourquoi. D'autres renseignements incluront qui a accès à vos données à caractère personnel, et combien de temps nous les conservons. Nous indiquerons également quels sont vos droits individuels sur vos données à caractère personnel et comment vous pouvez les exercer, ainsi que d'autres informations importantes.

Par « nous », nous entendons l'entreprise SD Worx auprès de laquelle vous postulez. Cette entité SD Worx est considérée comme la responsable du traitement de vos données à caractère personnel pour votre procédure d'embauche. 

Nous avons également nommé un délégué à la protection des données (DPD). Si vous avez des questions sur les pratiques de SD Worx en matière de protection de la vie privée et des données, nous vous invitons à contacter notre DPD par e-mail ou autrement :

SD Worx Group NV
À l'att. de : Data Protection Officer
Brouwersvliet 2
2000 Antwerpen
Belgium
Via email: dataprotectionofficer@sdworx.com

1. Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?

Dans le cadre de votre candidature auprès de SD Worx, nous recueillerons et traiterons vos données à caractère personnel lors de notre procédure de sélection et d'embauche. Dans cette section, nous fournissons un aperçu de ces données à caractère personnel :

  •  les données d'identification, telles que vos prénom, nom, sexe, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone, date de naissance et photo (si vous choisissez d'en charger ou d'en fournir une) ;
  • vos CV, lettre de motivation, données de votre profil LinkedIn (dans la mesure où vous postulez via votre profil LinkedIn et/ou si les informations étaient publiques) ;
  • des informations sur vos emplois actuel et antérieurs, telles que votre employeur actuel et vos employeurs antérieurs, vos postes, fonctions et lieux de travail actuels et antérieurs, vos informations salariales actuelles et futures ;
  • les informations et/ou recommandations que nous pouvons recevoir à votre sujet sur la base des références que vous nous avez fournies ;
  • les informations auxquelles nous pouvons avoir accès et que nous pouvons vérifier lors de démarches d'examen pré-emploi (selon le droit applicable) ;
  • des informations sur vos études, tout certificat que vous avez obtenu et d'autres informations sur les cours que vous avez suivis ;
  • des informations sur vos aptitutes, compétences et connaissances linguistiques ;
  • des rapports de vos entretiens avec nous et d'autres informations générées par nos recruteurs et chargés d'entretiens à votre sujet ;
  • des informations sur (les résultats) des tests et évaluations que vous avez passés dans le cadre de votre candidature ;
  • le cas échéant, d'autres informations que vous nous confiez ou que nous recueillons ou générons lors de la procédure de sélection et d'embauche.

Sauf lorsque le droit applicable l'exige ou l'autorise, nous ne recueillons pas et ne conservons pas de données à caractère personnel sensibles et nous ne vous demandons pas de nous fournir de telles données. Il s'agit d'informations sur votre race ou origine ethnique, vos croyances religieuses ou philosophiques, votre santé ou incapacité, votre vie ou orientation sexuelle, votre appartenance syndicale ou d'autres informations considérées comme sensibles par le droit applicable.

2. Par quels biais recueillons-nous vos données à caractère personnel ?

Tout au long de votre procédure de candidature, nous recueillerons vos données à caractère personnel à partir de diverses sources :

  • directement de votre part : lorsque vous soumettez votre profil et/ou nous confiez des informations complémentaires lors d'entretiens avec nos recruteurs et responsables d'engagement ;
  • des employeurs précédents ou d'autres personnes que vous nous avez communiquées en tant que références professionnelles ;
  • des sources en ligne (par exemple des sites web de réseaux professionnels tels que LinkedIn), dans la mesure où vous avez rendu ces informations publiques ;
  • des recruteurs tiers.

3. Pourquoi nous utilisons vos données à caractère personnel

  • Nous traiterons vos données à caractère personnel aux fins suivantes :
  • Sélection et embauche : tout au long de la procédure de sélection et d'embauche, nous utiliserons vos données à caractère personnel afin d'évaluer si vous êtes le candidat adéquat pour la fonction pour laquelle vous postulez. Cela signifie que nous examinerons et gérerons votre profil, communiquerons avec vous, vous rencontrerons et évaluerons votre compatibilité avec l'emploi vacant. Nous agissons ce faisant dans notre intérêt légitime, afin de nous assurer de faire les bons choix lors de l'embauche de nouveaux collaborateurs.
  • Constitution d'un pool de talents : si votre candidature n'a pas été retenue, nous intégrerons votre profil de candidat dans notre pool de talents pour une année de plus. Nous vous retrouverons ainsi plus facilement si une autre ou une nouvelle fonction correspondant à votre profil est vacante. Nous agissons ce faisant dans notre intérêt légitime afin de nous assurer d'être en mesure d'embaucher des personnes aptes à pourvoir nos emplois vacants, en particulier lorsque nous connaissons des candidats sélectionnés précédemment.
  • Marketing de recrutement : avec votre consentement, nous vous enverrons par e-mail des mise à jour et des messages concernant le recrutement, tels que des alertes d'emploi et des invitations à nos événements de recrutement.
  • Rapports et analyses : afin de disposer d'une vue plus large des candidats qui postulent pour nos emplois vacants et des canaux de recrutement les plus efficaces, nous créons des rapports anonymes. De même, nous effectuons des analyses anonymes sur notre pool de candidats afin de mieux comprendre qui postule chez nous, ce qui nous fournit des informations précieuses. Nous agissons dans notre intérêt légitime d'améliorer notre procédure d'embauche.
  • Gestion des accès et sécurité informatique : certaines de vos données à caractère personnel (telles que les détails de votre connexion sur notre plateforme) seront utilisées pour gérer et suivre l'accès et la sécurité globale de notre plateforme d'embauche. Ainsi, nous protégeons notre intérêt légitime qui consiste à assurer la sécurité de nos environnements informatiques, ainsi que celle de vos données à caractère personnel.
  • Finalités légales et de conformité : le cas échéant, nous utiliserons également vos données à caractère personnel en vue de nous conformer aux obligations légales applicables ou de répondre à des procédures légales ou judiciaires.

4. Qui a accès à mes données à caractère personnel ?

Dans la présente section, nous souhaitons expliquer qui peut avoir accès à vos données à caractère personnel, et pourquoi. En tant que règle stricte, nous veillons à ce que le personnel, nos fournisseurs ou d'autres tiers ne reçoivent ou n'aient accès qu'à ce qui est vraiment nécessaire. Par souci de clarté, nous établissons une distinction entre deux types de destinataires : ceux qui se trouvent au sein de SD Worx et ceux qui sont externes à notre organisation.

Si nous transférons vos données à caractère personnel en dehors de l'Espace Economique Européen, nous nous assurons que ce transfert se fonde sur une décision d'adéquation de la Commission européenne ou est régi par des clauses contractuelles types de l'UE. Si vous souhaitez obtenir une copie de ces clauses, vous pouvez nous contacter à dataprotectionofficer@sdworx.com. Si aucune de ces conditions ne s'applique, nous nous assurons que le transfert international de vos données à caractère personnel est protégé de manière appropriée, conformément au droit applicable.

Destinataires au sein de SD Worx
Durant votre procédure de candidature, plusieurs parties prenantes de SD Worx recevront ou auront accès à vos données à caractère personnel. Il peut s'agir de personnes qui travaillent pour une autre entité SD Worx, voire dans un autre pays, au sein de notre organisation mondiale. Ce ne sera le cas que si ces personnes ont légitimement besoin de cet accès en raison de leur rôle dans la procédure de recrutement ou à des fins de support informatique. Il peut s'agir de nos recruteurs, managers et conseillers RH et responsables d'engagement, qui peuvent être basés en Belgique, aux Pays-Bas, en France, au Luxembourg, au Royaume-Uni, en Irlande, en Autriche, en Suisse et à Maurice.

Destinataires externes à SD Worx
Des tiers, y compris des prestataires de services, peuvent recevoir ou avoir accès à vos données à caractère personnel, mais uniquement dans la mesure nécessaire pour leur permettre de nous fournir leurs services. Si nécessaire, nous avons des contrats stricts en place pour veiller à ce qu'ils protègent les données à caractère personnel qu'ils reçoivent ou auxquelles ils ont accès ;

  • Des partenaires de recrutement RH auxquels nous pouvons, dans certains cas, communiquer votre nom afin de vérifier si vous avez également postulé chez eux pour notre emploi vacant ;
  • SAP, l'entreprise qui héberge et supporte notre plateforme de recrutement et notre plateforme de reporting et d'analyse ;
  • Des instances publiques en cas de reporting légal ou d'autres exigences, ou des autorités chargées de l'application de la loi et/ou des parties privées dans le cadre d'une procédure légale ou judiciaire.

5. Combien de temps conservez-vous mes données à caractère personnel ?

Nous veillons à ne pas conserver vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire. Pour déterminer ce délai, nous tenons compte de plusieurs critères. Ceux-ci incluent toute obligation légale qui pourrait nous amener à conserver vos données, lorsque nous devons conserver vos données pour préserver notre position et nos intérêts légaux (p. ex. dans le cadre d'un litige ou de statuts de restriction) ou la relation d'embauche que nous entretenons avec vous.

Si votre candidature chez SD Worx a été retenue et vous rejoignez notre équipe, les données à caractère personnel que nous avons recueillies lors de la phase de recrutement seront intégrées dans votre dossier personnel. Ces dossiers sont conservés pendant votre emploi et pour une durée limitée par la suite. Si votre candidature n'a pas été retenue, nous intégrerons vos informations dans notre pool de talents pendant un an, à moins que vous ne vous y opposiez. 

À l'expiration d'une période de conservation, nous supprimerons de manière sécurisée ou nous anonymiserons en toute sécurité les données à caractère personnel auxquelles elle s'applique.

6. Vos droits sur vos données à caractère personnel

Quels sont mes droits ?

La loi sur la protection des données vous accorde un certain nombre de droits. Nous souhaitons vous expliquer ici en quoi consistent ces droits et comment vous pouvez les exercer. Sous réserve du droit applicable, vous disposez des droits suivants :

Le droit d'accès
Ce droit vous permet de nous demander un certain nombre de choses. Vous pouvez nous demander de confirmer si nous traitons des données à caractère personnel vous concernant et, le cas échéant, plus de détails comme les informations que nous fournissons dans le présent avis de confidentialité (par exemple, quelles données à caractère personnel et pourquoi, combien de temps elles sont conservées et à qui elles sont communiquées, etc.) Ce droit vous permet également de nous demander de vous fournir une copie des données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet. Lorsque vous demandez une telle copie (même si vous ne demandez qu'un ensemble spécifique de données), nous avons le droit de ne pas divulguer certaines données si leur communication risque de porter atteinte aux droits d'autrui.

Le droit de rectification
Vous pouvez toujours nous demander de rectifier les données à caractère personnel vous concernant qui sont incorrectes. Si vos données à caractère personnel sont incomplètes ou s'il manque quelque chose, vous pouvez nous fournir les informations manquantes afin de nous permettre de les compléter. Dans certains cas, vous serez peut-être en mesure de les compléter vous-même (p. ex. par le biais de vos pages de profil).

Le droit à l'effacement
Dans certaines circonstances, vous pouvez nous demander d'effacer tout ou partie de vos données à caractère personnel. À titre d'exemple, vous pouvez nous demander de supprimer vos données à caractère personnel si une loi nationale ou européenne nous y oblige, si vous avez formulé une objection avec succès ou si cela n'est plus nécessaire aux fins pour lesquelles nous les avons recueillies initialement. Nous pourrons refuser une demande de suppression de données à caractère personnel si, par exemple, nous sommes légalement tenus de les conserver.

Le droit à la limitation du traitement
Ce droit vous permet, dans certains cas, de nous demander de limiter temporairement le traitement de vos données à caractère personnel. Par exemple, vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel jusqu'à ce que nous ayons corrigé vos données, si vous avez fait valoir leur inexactitude.

Le droit à la portabilité des données
Ce droit ne s'applique que dans des circonstances spécifiques et peut ne pas inclure toutes les données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet. Vous pouvez demander une copie, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, des données à caractère personnel que vous nous avez fournies et que nous traitons avec votre consentement ou parce que nous en avons besoin pour exécuter un contrat. Vous pouvez également nous demander de fournir les mêmes données à caractère personnel directement à un tiers.

Le droit d’opposition
Vous avez le droit de vous opposer à tout traitement que nous effectuons dans le cadre d'un intérêt légitime, lorsque vous nous fournissez des motifs spécifiques à votre situation. Nous mettrons fin à ce traitement, à moins, par exemple, que nous puissions démontrer que l'intérêt légitime l'emporte toujours sur vos intérêts, droits et libertés spécifiques.

Le droit de retirer votre consentement
Si et lorsque nous traitons vos données à caractère personnel avec votre consentement, vous pouvez toujours le retirer. Tout traitement précédant le retrait de votre consentement restera légal. Les paramètres de votre profil vous permettront de refuser ou de vous abonner à nos communications marketing décrites ci-dessus.

Comment puis-je exercer ces droits ?

Si vous souhaitez exercer l'un des droits ci-dessus, nous vous prions de contacter notre délégué à la protection des données par e-mail à l'adresse dataprotectionofficer@sdworx.com.

Il nous est utile, à vous comme à nous, que vous rendiez votre demande aussi précise que possible. Dans certains cas, nous pouvons vous contacter afin de vérifier votre identité. Ainsi, nous évitons que des données à caractère personnel ne tombent dans de mauvaises mains. Nous répondrons à votre demande dans un délai d'un mois après sa réception et la vérification de votre identité. Si votre demande est complexe, ce délai peut être prolongé de deux mois.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité de surveillance locale. Vous trouverez une vue d'ensemble des autorités de l'UE sur ce site web, ce qui vous permettra de trouver les coordonnées des personnes à contacter.

7. Contrôle des versions

Nous privilégions la transparence lors du traitement des données concernant votre recrutement. Si des modifications importantes sont apportées à nos pratiques d'embauche, nous modifierons cet avis de confidentialité en conséquence et vous informerons de sa mise à jour.

Cette version de notre avis de confidentialité a été publiée le 1 janvier 2020.

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